Vous avez bien conscience que la transformation numérique de votre entreprise est un levier clé de sa réussite. Pourtant, vous n’avez pas encore franchi certaines étapes structurelles comme la mise en place de la GED (Gestion Electronique des Documents). Soyez soulagé, nous sommes là 😉
Vous avez bien conscience que la transformation numérique de votre entreprise est un levier clé de sa réussite. Pourtant, vous n’avez pas encore franchi certaines étapes structurelles comme la mise en place de la GED (Gestion Electronique des Documents). Soyez soulagé, nous sommes là ;-)Non seulement, il n’est pas trop tard mais en plus vous n’êtes pas seul face à cette réalité. Des experts sont à votre écoute pour vous aider et vous accompagner au mieux dans ce virage. La GED représente un outil numérique qui permet à votre entreprise de créer, stocker, utiliser et détruire les documents de manière automatisée et collaborative. L’objectif de cette solution consiste avant tout à simplifier la gestion de l’ensemble des documents administratifs de votre société, depuis les bons de commande jusqu’aux notes de frais, en passant par les factures et les fiches de paie. La mise en place d’une telle stratégie engendre de nombreux avantages que nous vous présentons ici.
Vous aurez ensuite toutes les cartes entre vos mains pour passer à l’action !
La technologie progresse à une vitesse vertigineuse, et l’efficacité de votre entreprise dépend de votre capacité à rester à la pointe. Une des meilleures décisions que vous puissiez prendre dès aujourd’hui pour booster votre entreprise, c’est d’adopter la Solution de Gestion Electronique de Documents (GED) proposée par La place digitale. Voici pourquoi en 7 points.
Regardez à votre gauche et à votre droite. Vous y voyez des piles de dossiers ? Des armoires remplies à craquer ? Des papiers qui s’entassent sur votre bureau ? Une poubelle remplie de papiers en boule ? C’est le premier symptôme d’un besoin urgent de GED ! La gestion électronique des documents élimine le besoin de stocker des tonnes de documents papier. Vous récupérez de l’espace précieux dans vos locaux. L’occasion d’imaginer un nouvel aménagement de vos espaces de travail, plus propice à l’épanouissement de vos collaborateurs ?
En numérisant un maximum d’informations, ce système engendre aussi un réel gain d’argent. Les frais liés au papier se voient considérablement réduits lors de la mise en place d’une stratégie de GED : vous économisez en effet sur les coûts de traitement, sur les coûts de stockage mais aussi sur les coûts d’impression.
Oubliez les heures passées à fouiller des classeurs pour retrouver un seul document. Avec une GED, vous accédez instantanément à vos fichiers depuis n’importe où, à tout moment. La recherche par mots-clés rend tout facile à trouver. La Gestion Électronique des Documents automatise en effet le classement et l’indexation de l’ensemble des documents de votre société, quelle que soit sa taille. Elle participe ainsi à réduire grandement le risque de perte d’information, qui peut s’avérer très nuisible pour la productivité d’une société. Avec la GED, les informations sont plus faciles à trouver, ce qui engendre un réel gain de temps pour les collaborateurs.
Dans la mesure où l’accès aux documents et aux informations se révèle beaucoup plus rapide, vos collaborateurs perdent moins de temps à chercher les données dont ils ont besoin. De ce fait, les flux de travail internes, workflows, se voient simplifiés, notamment au niveau des circuits de validation, car tous les acteurs d’un même projet peuvent rapidement accéder à toutes les informations nécessaires. En éliminant les tâches fastidieuses de gestion de papier, vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. La GED accélère les processus et réduit les erreurs humaines. Sur le long terme, cette démarche améliore donc la productivité de chacun.
L’accessibilité des documents facilite les échanges entre les différents intervenants. Ceux-ci peuvent directement les commenter ou les annoter, ce qui, là encore, permet de gagner un temps précieux. Toutes les informations se trouvent centralisées au même endroit et les personnes concernées peuvent y intégrer en direct des remarques pertinentes et se répondre en commentaire, ce qui évite de passer des heures en réunion. C’est pour cela que ces documents sont appelés “archives courantes” dans le sens où ces documents restent “vivants” et peuvent évoluer. Cette réalité est d’autant plus forte à l’heure où le télétravail s’est très largement développé. Avec une GED, vos collaborateurs peuvent accéder aux documents de manière sécurisée, même s’ils travaillent de chez eux.
Faites partie de la solution, pas du problème. En réduisant votre utilisation de papier, vous contribuez à préserver l’environnement. Moins de papier signifie moins d’arbres abattus, moins d’énergie gaspillée pour l’impression, et moins de déchets.
Les réglementations et les lois évoluent constamment. Une GED vous aide à rester en conformité en conservant facilement et en toute sécurité les documents nécessaires pour les audits et les rapports.
| Attention, conserver des documents numériques au sein d’une GED n’est pas les archiver ! La GED est un outil qui permet d’organiser le flux de documents au sein de votre entreprise : acquisition, classement, exploitation. La GED permet de gagner du temps dans le traitement des documents électroniques, mais ne se soucie pas d’en assurer l’intégrité ou la sécurité. Autrement dit, conserver des documents numériques au sein d’une GED ne revient pas à les archiver. Pour faire face aux contraintes spécifiques (techniques, légales et règlementaires) liées à l’archivage des documents numériques, vous devez utiliser un SAE (Système d’Archivage Electronique) également appelé coffre-fort numérique. Les solutions de GED et SAE sont complémentaires. |
Vous l’aurez compris, une Solution de Gestion Electronique de Documents est un investissement judicieux pour l’avenir de votre entreprise. Elle libère de l’espace, simplifie la recherche, booste la productivité, renforce la sécurité, facilite le travail à distance, protège l’environnement, et garantit la conformité. Il est temps de faire un pas vers une solution GED et de propulser votre entreprise dans le monde de la confiance numérique (maillage vers article sur la confiance numérique) ?
