Pour les archiver, vous devez faire appel à une solution SAE (Système d’Archivage Électronique). En d’autres termes, la solution SAE prend la suite de la solution GED et vous permet d’archiver les documents finalisés. Quels sont les documents concernés ? Combien de temps devez-vous conserver vos documents d’entreprise ? Savez-vous que la durée diffère selon les documents ? Devez-vous garder vos documents en version papier si vous les avez numérisés ? Quelles sont les règles à suivre pour bien conserver vos documents ? Comment les solutions de SAE vous aident-elles à respecter les règles de l’archivage ? Réponses ici.
De quels documents d’entreprise parle-t-on ?
Les documents numériques peuvent avoir plusieurs origines :
- Des documents originaux papier numérisés,
- Des documents d’origine électronique issus de processus dématérialisés (factures électroniques, états comptables issus du logiciel ERP, contrats, bulletins de salaire etc.)
Le fait que certains de ces documents soient d’origine électronique sans avoir eu d’existence sur support papier met en évidence l’existence d’enjeux extrêmement importants pour votre entreprise et pose obligatoirement la question de la conservation « conforme » et pérenne de ses documents. Voici certaines règles à suivre pour faire face aux obligations de conservation des documents et ainsi assurer la pérennité, l’intégrité, la disponibilité, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité de vos documents d’entreprise.
1. Déterminez ce qui doit être conservé
Vous devez conserver les documents relatifs à l’exercice de votre activité pendant une durée minimale fixée par la loi. Ces délais de conservation, durant lesquels des contrôles peuvent être menés par l’administration, varient selon la nature des documents. C’est en archivant correctement vos documents que vous serez en mesure de produire, en cas de contentieux judiciaire, de litige commercial, ou de contrôle de l’administration ou d’une autorité de tutelle des documents recevables comme preuves. A noter que la loi française du 13 mars 2000 confirme qu’un fichier numérique est une preuve recevable au même titre que son équivalent papier.
2. Respectez les délais légaux
Sans pour autant connaître par cœur la durée légale de conservation de chaque document, vous devez vous renseigner. Voici un résumé.
Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans. Les déclarations en douane doivent être conservées pendant trois ans. Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) doivent être conservés dix ans à partir de la livraison ou de la prestation. Quant aux contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, conservez-les 30 ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Documents fiscaux
L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ».
Ce délai de conservation concerne notamment :
Documents sociaux (pour les sociétés commerciales)
Les statuts de la société doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS). Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés dix ans. Pour ce qui est des feuilles de présence, des pouvoirs, des rapports du gérant ou du conseil d’administration et des rapports des commissaires aux comptes, les trois derniers exercices doivent être conservés.
Documents liés à la gestion du personnel (ressources humaines)
Les bulletins de paie, registres uniques du personnel, documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite, ou encore, les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie doivent être conservés cinq ans. Cette durée est portée à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, et un an pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.
3. Protégez les documents sensibles
Les informations sensibles, comme les données clients ou les informations personnelles des employés, nécessitent une protection renforcée. La perte ou la divulgation non autorisée de ces données peut entraîner des conséquences graves, y compris des poursuites judiciaires.
4. Organisez vos archives
La gestion efficace des documents nécessite une organisation rigoureuse. Classez-les par catégorie, date et importance. Utilisez des systèmes de stockage sécurisés pour éviter la perte de documents vitaux.
5. Détruisez en toute sécurité
Lorsque le délai de conservation est écoulé, détruisez les documents de manière sécurisée. Assurez-vous que les informations sensibles ne peuvent pas être récupérées. Une destruction inappropriée peut entraîner des fuites de données.
6. Soyez prêts pour les audits
Les autorités fiscales ou les organismes de réglementation peuvent demander à inspecter vos archives à tout moment. Assurez-vous que vos documents sont bien organisés, accessibles et conformes aux règles.
7. Impliquez vos équipes
Sensibilisez vos employés aux règles de conservation des documents. Ils jouent un rôle essentiel dans la gestion et la protection des documents de votre société.
Le SAE, l’allié de votre conservation de documents
Si toutes ces règles peuvent vous effrayer, rassurez-vous. Il existe des outils spécifiquement pensés pour vous aider à respecter ces règles de conservation et à passer le cap de la transformation numérique de votre entreprise en toute sérénité. C’est le cas du Système d’Archivage Électronique (SAE). Le SAE vous permet de faire face aux contraintes spécifiques (techniques, légales et réglementaires) liées à l’archivage des documents numériques.
Le SAE assure la valeur probatoire d’un document
C’est grâce au SAE que vous pourrez garantir et maintenir l’intégrité de vos documents électroniques (qu’ils ne puissent être modifiés ou involontairement altérés), afin de disposer de preuves recevables en cas de contentieux. C’est ce qu’on appelle la valeur probatoire d’un document.
Le SAE assure l’horodatage du document, gage de son intégrité
Pour ce faire, le SAE contrôle, au moment de leur versement, et après authentification de l’applicatif versant (adresse IP, certificat, identifiants), la cohérence des documents versés par rapport à un référentiel propre à l’entreprise (format, taille, types de métadonnées, valeur des métadonnées etc.)
Il applique ensuite un horodatage par application d’une date certaine. Le SAE effectue également un traitement dit de calcul d’empreintes des documents, à la manière d’une empreinte digitale. Cela permet de vérifier ensuite que le document n’a pas été modifié pendant sa conservation. Cette vérification garantit l’intégrité du document, c’est-à-dire sa condition de recevabilité juridique.
Le SAE contrôle les délais de conservation de chaque document
Le SAE contrôle également le respect de la durée de conservation définie par l’entreprise pour chaque type de document. Il enregistre les événements (versement, consultations, modification de durée de conservation, restitution, destruction) intervenants sur les archives pendant leur durée de conservation et les intègre dans des journaux auditables. Ces derniers sont eux-mêmes scellés afin d’éviter toute manipulation ultérieure.
Le SAE contrôle et encadre la destruction et la modification des documents
La destruction est contrôlée (à 2 niveaux) et encadrée afin d’éviter qu’un collaborateur indélicat ou maladroit et disposant de droits puisse de sa propre initiative détruire les documents. De même, l’organisation des données (plan de classement) fait, elle aussi, l’objet d’un contrôle (à 2 niveaux) afin d’éviter toute modification malencontreuse par un utilisateur autorisé.
Entamer une procédure d’archivage numérique est un pas concret vers la transformation numérique de votre entreprise. Cependant, ce processus répond à de nombreuses contraintes techniques, légales et réglementaires. Afin de franchir cette étape sereinement, faites-vous accompagner et contactez-nous. Nous serons ravis de vous écouter et de vous apporter une solution adaptée à vos besoins.
