Avant toute chose, saviez-vous que prochainement l’ensemble des entreprises françaises seront dans l’obligation d’accepter les factures électroniques ? Quant à l’émission obligatoire de factures électroniques, elle interviendra progressivement, entre 2024 et 2026 selon la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises seront les premières concernées et suivront ensuite les ETI puis les TPE et PME.
Bref, vous l’aurez compris, une nouvelle ère arrive et vous devez commencer à vous y préparer. Longtemps en retard par rapport à ses voisins européens sur l’ensemble des documents d’entreprise (bulletins de paie dématérialisés, factures…), la France a pris conscience de l’opportunité économique et fiscale de dématérialiser les documents et process et s’est engagée dans une politique très incitative.
Pas de panique ! Nous sommes là pour vous accompagner dans cette transformation et vous aider à franchir le pas. La dématérialisation des documents est une facette clé de votre transformation digitale. Et bonne nouvelle, cette dématérialisation comporte de nombreux avantages. Nous vous donnons ici 7 bonnes raisons de privilégier un support dématérialisé et d’avoir recours à la gestion électronique des documents (GED). Et si à la fin de l’article, vous n’êtes toujours pas convaincus, nous comptons sur vous pour nous contacter afin que nous en discutions ensemble !
La dématérialisation des documents permet d’éliminer les contraintes physiques liées au papier. Finis les interminables recherches dans des montagnes de dossiers, les impressions inutiles et les pertes de temps. En centralisant l’ensemble des documents dans un espace partagé, la solution de GED simplifie considérablement la recherche et la consultation des documents. Autrement dit, grâce à la numérisation, vos documents sont accessibles instantanément et peuvent être facilement recherchés, modifiés et partagés. De plus, la dématérialisation des documents suppose une automatisation dans la saisie ce qui permet de limiter le risque d’erreur. Vous optimisez ainsi votre productivité et libérez du temps précieux pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise (Source Cabinet IDC). Vous voyez où nous voulons en venir ? En dématérialisant vos documents, vous faites de sérieuses économies sur le poste des consommables d’impression (ramettes de papier et cartouches d’encre) mais aussi sur le poste lié à l’exploitation et la maintenance des périphériques d’impression. Sans oublier la mise sous pli des documents puis leur affranchissement…
Le document électronique permet aussi de réduire les frais liés à l’archivage. En effet, les logiciels SAE (système d’archivage électronique) offrent aujourd’hui d’excellentes garanties sécuritaires tout en étant moins coûteux qu’un archivage physique dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur.
Privilégier le format numérique au format papier pour un document de travail permet d’en faire un support collaboratif. En centralisant l’information et en fluidifiant les échanges, la dématérialisation des documents facilite en effet la collaboration entre les équipes, qu’elles soient locales ou dispersées à travers le monde. Finis les échanges de courriers interminables ou les déplacements coûteux pour une simple signature. Avec des outils de travail collaboratif, vous pouvez partager, annoter et valider des documents en temps réel, favorisant ainsi la prise de décision rapide, la créativité et l’efficacité des projets.
Le flexoffice, le télétravail ou encore le travail en mobilité, lors de déplacements professionnels par exemple, sont en très forte progression. Or la dématérialisation des documents répond parfaitement à cette nouvelle pratique : grâce à la dématérialisation, vos salariés peuvent travailler de n’importe où et à n’importe quel moment sur le fichier électronique partagé sur leur tablette, ordinateur portable, ou smartphone.
Autre argument de poids : la sécurité. Les documents papier sont vulnérables aux incendies, aux inondations, au vol et à la perte. La dématérialisation vous offre une meilleure protection et une sécurité accrue pour vos données. Grâce aux systèmes de chiffrement de la donnée et aux solutions de sauvegarde, vous pouvez dormir sur vos deux oreilles en sachant que vos informations confidentielles sont en lieu sûr. En outre, la traçabilité des actions effectuées sur les documents numériques permet de renforcer la conformité et de réduire les risques de fraude.
Enfin, la dématérialisation des documents permet de peaufiner l’image de votre entreprise, à condition toutefois de bien communiquer en interne (salariés) et en externe (clients et fournisseurs) sur ce projet. En faisant cela, vous améliorez votre image en montrant votre envie d’innover et de proposer un meilleur service commercial. Cet argument fonctionne aussi auprès des talents que vous attirez et recrutez. Imaginez : vous validez le recrutement d’un nouveau salarié en plein mois de juillet mais ce dernier est en vacances à l’autre bout du monde. En lui proposant de signer son contrat de travail via la signature électronique, vous simplifiez les démarches et lui envoyez un signal positif d’une entreprise agile et moderne.
Au final, la dématérialisation s’impose comme une révolution incontournable, offrant des avantages indéniables pour votre entreprise. Les raisons de passer à l’action immédiatement et d’embrasser cette transformation ne manquent pas !
Et puis, en tant que chef d’entreprise, il est toujours préférable d’anticiper une obligation législative afin d’en assurer sa mise en place sereinement que de la subir au pied du mur. Contactez dès maintenant les équipes de La place digitale et accédez au meilleur catalogue des solutions numériques de confiance.
